Comenzamos con esta entrada una serie de artículos sobre cómo Odoo puede ayudarnos a realizar la transformación digital de una empresa, en este caso con su sistema de Gestión Documental Digital. Intregra facilmente en tus procesos la información que tradicionalmente está en papel como facturas de cliente, de proveedor u hojas de producto.
Tabla de Contenidos
Gestión Documental Digital con Odoo, realmente paperless
El concepto paperless lleva años revoloteando y prometiendo un futuro, que no acaba de llegar, en el que digamos adiós a papeles, copias y archivadores. Varios son los motivos por los cuales no se ha hecho realidad esta promesa de un mundo empresarial. Por un lado, la necesidad de contar con costoso softwares especializados en gestión documental desconectados del resto de procesos de la empresa. Por otro, la complejidad de dichas soluciones y su falta de visión completa del problema dado que dejaban la integración de dicha documentación fuera de su ámbito de actuación.
La clave del éxito para cualquier proceso que se digitalice es combinar de forma equilibrada la visión de proceso con la visión digital. Para conseguir este objetivo es fundamental acercarse al proceso con un enfoque estratégico digital, en el que no prime la tecnología sino el fin del proceso. De esta forma seremos capaces de mejorar al digitalizar. Las apps que ofrece Odoo tienen siempre este enfoque claro y en la app de gestión documental digital se puede apreciar: sencilla, asequible y 100% centrada en mejorar los procesos de cualquier organización.
Colabora online con tus clientes, proveedores y compañeros con la gestión documental digital
Con un sistema de gestión documental digital como el que ofrece Odoo puedes llegar al siguiente nivel de colaboración con tus clientes y proveedores. Hazlo ONLINE! Todos hemos compartido documentos con Teams o con Drive con nuestros clientes y proveedores, y más durante la pandemia COVID. Sin embargo, esto es REALMENTE OTRO NIVEL.
Desde tu software de gestión
Con Odoo Documents no es necesario sacar un fichero de tu ERP para mandarlo por correo electrónico, o para copiarlo en un chat de Teams, o nada similar. Directamente, desde la propia gestión del proceso correspondiente puedes compartir el documento con clientes, proveedores o tus propios compañeros.
Con un sistema de gestión documental digital avanzado como éste puedes establecer una conversación sobre un documento, digamos una factura. Resuelve con un par de clics cualquier duda o debate que tengas sobre un documento colaborando con tus clientes directamente desde Odoo.
Sin necesidad de registrarse
Para estas comunicaciones no hay necesidad de registrarse, elige compartir tu documento con tus clientes o proveedores con un clic y deja que Odoo sea quién se ocupe de todo.
Tus procesos a un clic con la gestión documental digital
La principal fortaleza reside, sin embargo, en la integración con los procesos empresariales. Así, supongamos que un proveedor nos ha subido una factura a nuestro sistema de gestión documental digital. Con un par de clics es posible crear la factura en nuestro ERP y además se le puede establecer un proceso de validación para que sea inmediatamente contabilizada. Gracias a OCR la factura en PDF se convierte en un registro de nuestro sistema para que siga su proceso interno hasta que sea pagada finalmente al proveedor.
Este último ejemplo es solo uno de tantos, te dejamos este vídeo para que puedas ver las principales características y ventajas que puedes encontrar en la gestión documental digital con Odoo.
Te ayudamos a digitalizar tu empresa
Contacta con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto para solicitar más información. Nuestros consultores te asesorarán y ayudarán para diseñar la mejor solución que se adapte a tus procesos y necesidades.
Además si estás pensando en implantar un sistema de gestión documental digital con Odoo, recuerda que existen múltiples ayudas de las instituciones para la digitalización de empresas. Sin ir más lejos, para empresas de Bizkaia, está disponible el programa Transición Digital y Verde 2021.
